Tuckman Stages ve Scrum Takımı İncelemesi

Tuckman Stages Nedir?

Tuckman Stages – Psikolog Bruce Tuckman, 1965 yılında yayınladığı “Developmental Sequence in Small Groups” makalesinde, ekiplerin oluşmasından projeyi teslim edene kadar geçen sürede, bazı gelişim aşamasından geçtiklerinden bahsetmiştir. Tuckman’a göre, aşamalar önceden belirlenmiş bir sırada ilerlemelidir. Takım ancak bu şekilde optimum çalışabilir. Bir takım çatışmadıkça ve/ya davranış standartları belirlemedikçe iyi bir performans gösteremez. (Tuckman Stages)

Tuckman, bir takımın gelişimini 5 aşamada göstermiştir. Bunlar;

• Forming
• Storming
• Norming
• Performing
• Adjourning

Tuckman Stages ve Scrum Takımı

Bir takım lideri veya yöneticisi, takımının en hızlı bir şekilde Performing aşamasına gelmesini sağlamalı, o yolda ekibe destek olmalıdır. Performing aşaması, her sprint/iterasyon sonunda en optimal değerin üretildiği ve sorunların en verimli şekilde çözüldüğü aşamadır. Scrum çerçevesi (veya herhangi bir agile yöntem) de bir takımı organik ve hızlı bir şekilde bu aşamaya çıkaran felsefeye sahiptir ve yardımcı ögeler içerir.

Şimdi hem Tuckman Stages aşamalarını hem de bir scrum takımının organik gelişiminde, Tuckman Stages aşamalarda nasıl davrandığını inceleyelim.

#1 Forming Aşaması:

Bir takımın gelişim aşamasının ilki Tuckman Stages Forming’dir. Bunu bir oryantasyon süreci gibi de düşünebiliriz. Takım yeni kurulduğunda birbirini, projeyi, organizasyonu, beklentileri vs. tanıma aşamasıdır. Bu aşamada takımın üzerinde durduğu, tartıştığı konuları bazı konular vardır;

• Her bir takım üyesinin becerileri, geçmişi, uzmanlıkları ve ilgi alanları öğrenilir.
• Projenin sahibi proje hedefleri takım üyelerine anlatır.
• Yine proje sahibi takım ile birlikte, zaman çizelgesi (timeline), kilometre taşı (milestone) ve/ya plan üzerinde konuşular.
• Organizasyonun, projenin ve/ya uygulanacak metodolojinin temel kuralları belirlenir, tartışılır.
• Bireysel roller belirlenir.

Takım projeyi ve birbirlerini tanımaya başladıkça, roller ve sorumluluklar da oluşmaya başlayacaktır. Takım üyeleri genellikle bu seviyede yeni bir projeye başlamak ve yeni  takım üyelerini tanımak için heyecanlı olur. Birbirlerine karşı kibar ve anlayışlı olma ihtiyacı hissederler. Takım üyelerinin ilişkilerini geliştirmek ve her üyenin hangi rolde ve sorumlulukta olduğunu anlamak oldukça önemlidir. Burada da takımın varsa lideri, yöneticisi veya varsa Scrum Master’ına görev düşmektedir.

Bu aşamada odak işten ziyade insanlar ve ilişkileridir. Dolayısı ile henüz Forming aşamasında olan bir takımdan çok fazla verim beklenmemelidir. 😊

Forming aşamasında, takıma hedefler ve roller açıkça ifade edilirse, takım hızlı bir şekilde gelişecek ve bu aşamadan kısa sürede geçecektir. Çünkü Scrum, sprint hedefinin ve sprintte yapılması taahhüt edilen işlerin herkesçe aynı şekilde anlaşılmasını sağlar. Bu transparan ortamı sağlayan Scrum sayesinde takım bir sonraki aşamaya (Storming) hızlı bir geçiş yapacaktır.

Geleneksel proje yöneticisi rolünün Scrum’da Scrum Master ve Product Owner rolleri üzerinde dağılması, bireysel rollerin de açık bir şekilde tanımlanmasını kolaylaştırır. Takım, kimin ne sorumluluğu olduğunu bilir. Böylece hem yönetici hem iç müşteri gibi hareket eden geleneksel proje yöneticisinin belirsiz bu iki rol karışıklığı giderilmiş olur.

Takım üyelerinin sorularını cevaplayabilecek iki kişi vardır. Scrum sürecinden sorumlu olan Scrum Master ve geliştirilen üründen sorumlu olan Product Owner. Her iki rol de takımı denetlemez, işbirliği yapmanın ve görevleri yerine getirmenin en uygun yolunu bulmaya odaklanırlar.

Scrum Master, Forming aşamasında takım henüz yeni oluştuğu için bir Kickoff etkinliği düzenleyebilir. Bu aşamada Scrum Master, takımın ilk olumlu davranışlarını sergilemesi için onları teşvik etmelidir. Takımı yönlendirmeli ve gerektiğinde öğretici olmalıdır.  Takım için doğru fiziksel ortamı oluşturmalı, takımı olumsuz etkileyecek etmenleri mümkün olduğunca uzak tutmalıdır. Servant Leader hatta artık Host Leader 😊

#2 Storming Aşaması

Bir takım içerisinde olmak, bir ilişki içerisinde olmak demektir. Kişiler birbirini yeni tanımaya başladığında karşısındakinin mükemmel, sonrasında ise hoşuna gitmeyecek davranışları olduğunu keşfeder. Kişinin kusurları farkedildikten sonra, o kişi ya bu şekilde kabul edilip benimsenir ya da ilişkiler çabucak biter. Tebrikler Tuckman Stages Storming (fırtına) seviyesindesiniz. 🎉

Bu aşamada, takım elindeki görevi tamamlamanın gerçekliği dolayısı ile üzerindeki sorumluluk, ağırlık ile yüzleşmiş olur. Forming aşamasındaki heyecan ve kibar olma ihtiyacı ortadan kalkmıştır.

Takım üyeleri arasındaki farklılıklar su üstüne çıktığından, karakterler çatışabilir. Teknik veya sorumluluk olarak geride kaldığını düşünülen takım üyeleri için, görevini nasıl yerine getireceğini, takımın kaygılarını dile getirmek konusunda anlaşamayabilirler. Hatta takım, liderleri veya yöneticilerinin otoritesini sorgulayabilir.

Bir takımın bu aşamadan geçmesi oldukça doğaldır. Çoğu takım bu çatışmaları yaşar. Hatta bazen bu çatışmalar yapıcı bir hal de alabilir. Burada da liderlere, yöneticilere ve/ya Scrum Master’lara takımın bu süreçten geçmesinin, takım içinde her zaman çatışmalar olabileceğinin doğal olduğunu hatırlatması gerekir.

Bazı takımlar bu Storming fırtına aşamasını atlar. Ne pahasına olursa olsun çatışmaktan kaçınmaya çalışırlar. Bu davranış da mevcuttaki problemin çok büyük hasar oluşturana kadar büyümesine sebep olur. Bu nedenle çatışmalardan kaçmamak erken çözmek gerekir. Takım, bu sürecin ne kadar yapıcı olduğunun farkına varmalıdır.

Scrum çerçevisinin sunduğu, takımın ve bireylerinin her türlü sorununu konuşabildiği Sprint Retrospective etkinliği, çatışmaların ne kadar yapıcı olabileceğini göstermektedir. Farklı sorunlara yönelik farklı retrospective teknikleri kullanmak, takımın hangi konuda neler hissettiğini ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Sorunun ne olduğu bilmek, çözüm üretmenin ilk aşamasına gelmek demektir. Takım daha da olgunlaştığında çözümü rahatça bulacaktır.

Takımdaki sorunların çözüme ulaşabilmesinin diğer bir adımı da güven ortamınını sağlanmasıdır. Güven eksiliği varsa, bireyler ceza almaktan korkar, risk ve sorumluluk almaktan kaçınır. bu hisler sürecin doğasında vardır ama güven ortmının da bir şekilde oluşturulması gerekir. Scrum Master da takım üyelerinin birbirine güvenmeleri için yardım etmelidir. Bireylerin işbirliğini sağlaması ve yardım istemekten utanmamalarını öğretmelidir. Fikir alış erişine teşvik etmelidir.

#3 Norming Aşaması

Tuckman Stages Norming aşaması, takımın güçlü yanlarını fark etmeye başladıkları aşamadır. Takım dinamikleri yavaş yavaş oturmaya başlar. Herkes takım olduğunun farkındadır ve bu bilinçle çalışır.

Storming aşaması atlatıldığı için takım üyeleri birbiri hakkındaki olumsuz düşünceleri artık kabullenmiş, hatta iyi olduğu konulardaki başarısını da takdir eder durumdadır. Artık yardımlaşmaya, fikir alıp vermeye, teknik konularda düşüncelere saygı duymaya önem vererek olgun bir takım olma yolunda ilerlerler.

Bazen de Storming aşaması, Norming ile örtüşebilir. Yeni görevler ortaya çıktıkça takım birkaç çatışma yaşayabilir. Fakat bu sefer takım daha önce bu çatışmaları tecrübe ettiği ve nasıl başa çıkacağını bildiği için daha kolay ve yapıcı bir şekilde atlatacaktır.

Takımda güven sağlandığında, takım etkili bir iletişime geçer. Scrum’ın getirdiği tüm etkinlikler, takım iletişimi ve etkileşimi arttırmaya teşvik eder. Tüm etkinlikler, her takım üyesini eşit tutacak şekilde tasarlanmıştır. Buradaki amaç her şeyi tüm takım üyelerinin bakış açısıyla görebilmek ve bundan faydalanabilmek.

Norming aşaması, takımın yavaş yavaş self organized olduğu, hedeflerin bireyselden ziyade takım olarak gerçekleşmeye başladığı aşamadır. Planning aktivitesine taahhüt ettikleri task’leri DONE’a getirmeye odaklı çalışırlar. Bunu yaparken de iyi ve eksik oldukları yönleri bilerek gerektiğinde yardım alarak sprint koşarlar.

#4 Performing Aşaması

Tuckman Stages Performing aşamasında takım üyeleri denetimsiz bir şekilde çalışabilecek olgunlukta yeni self organized, kendinden emin ve motive bir ekip haline gelmiştir. Bir takım olarak hareket eder ve takımın olgunluk seviyesiyle her türlü zorlu görevin üstesinden gelebilirler. Kişisel ve takım sürecine ilişkin görüşlerini paylaşırlar ve birbirlerinin hem güçlü ve zayıf yönlerinin farkındadırlar. Takımın dinamikleri iş birliği üzerine kurulurdur. Tüm ekip üyeleri, onlardan ne beklendiğini tam olarak bilir ve birlikte hedeflere yönelik çalışırlar.

Tüm takımların hedefi bu gelişim sürecinde Performing aşamasına ulaşmak olmalıdır. Performing sürecinde de takım sürekli iyileşmeyi bırakmamalıdır. Kaizen hedeflerini hem geliştirilen proje hem de bireysel gelişim için belirlemeli, her fırsatta daha da geliştirmelidir.

Scrum klavuzuna göre Sprint Retrospective, son sprintin insanlar, ilişkiler, süreçler ve araçlarla ilgili tartışma ortamı yaratır. Scrum takımının kendisini denetlemesi ve bir sonraki sprintlerde uygulanacak iyileştirmeleri planlamak için bir fırsattır. Her takım hangi aşamada olursa olsun bir krizle karşı karşıya kalabilir. Performing aşamsındaki bir Scrum takımı da buna çözüm bulabilecek bir olgunluktadır. Retrospective etkinliğinde, takımca krizi analiz eder, tartışır ve çözümler üretir.

#5 Adjourning Aşaması

Tuckman Stages Adjourning, 1977’de Tuckman’ın sonradan eklediği beşinci aşamadır. Bazen, proje bittiğinde, çalışmalar tamamlandığında veya kuruluşun ihtiyaçları değiştiğinde takım dağılmak zorunda kalabilir. Bu aşamayı da Tuckman’ın orijinal modelinin bir parçası olmasa da, herhangi bir ekibin bitiş veya sonlandırma süreci olarak düşünebiliriz.

Takım üyeleri, ekibin yaklaşmakta olan dağılmasıyla ilgili çeşitli endişeler hissedebilir. Bu endişeleri, takım dağıldıktan sonraki rol ve sorumlulukları konusundaki belirsizlikler sebep olabilir veya takım ilişkisi değişiyor diye üzüntü içinde de olabilirler. Genellikle bu tarz duygu durumları da bireylerde motivasyon kaybına sebep olur. Takım üyeleri görevlerine daha az odaklanmaya başlar ve üretkenlikleri düşer.

Bir takımın kapanış süreci olarak düşünebileceğimiz bu aşamada, tüm bu duygu durumlarında takıma desteğe ihtiyacı olabilir. Hem takım üyelerinin motivasyonunu arttırmak hem de üretkenliğin ve proje geliştirme kalitesinin düşmemesi adına liderler/yöneticiler takıma destek olmalıdır.

Projenin son zamanları olduğu için , takımın kendini değerlendirmesi de yine bu aşamada yapılmalıdır. Öğrenilmiş dersleri (Lessons Learned) takımca değerlendirmek hem sonraki projeler hem bireylerin gelişimi için referans olacaktır.

Biraz da eğlence olmalı tabii ki. 🎉 Takımın başarısını ve emeğini kabul eden bir etkinlik -kapanış kutlaması gibi- düzenlenebilir. Aynı zamanda resmi bir kapanış da olmuş olur.