Scrum’da İş Analistinin Rolü

Agile metodolojiler, yazılım geliştirme yöntemleri arasında her geçen gün daha sık duyduğumuz yaklaşımlardan biri artık. Hatta artık eskiden olduğu gibi sadece küçük çaplı şirketler ya da startup’lar tarafından da değil, kurumsal şirketler tarafından da kullanılmaya başlandı bile. Agile geliştirme yöntemlerinden akla ilk gelen ise Scrum framework’ü oluyor.

En basit tanımıyla Scrum, karmaşık problemleri çözmek için ekip tabanlı çalışılan, 3 farklı rol ve uyarlamanın düzenli ve doğru yapılabilmesi için tasarlanmış seremonileri olan bir framework’tür.

Scrum rolleri;

• Product Owner,
• Scrum Master ve
• Development Team olarak tanımlanmıştır.

Scrum bize sorunun nasıl çözüleceğini ya da belirli bir sorunu çözmek için hangi becerilerin gerekli olduğunu anlatmaz. Sadece Sprint sonunda oluşturulacak olan ürünü (Increment) geliştirebilmek için gerekli olan becerilere Development Team’in sahip olması gerektiğini söyler. Bu yaklaşım iş analisti rolünün Scrum’da nerede ve nasıl konumlandırılacağı tartışmalarını beraberinde getirmiştir.

İş Analistinin Görevleri

Tartışmaya başlamadan önce, iş analistinin ne iş yaptığı, hangi görev ve sorumlulukta olduğunun anlaşılması gerekir.

IIBA BABOK®’a Göre İş Analizi:
BABOK, iş analizini “Bir kurum içerisinde ihtiyaçların tanımlanması ve paydaşlara değer katan çözümler önerilmesi yoluyla değişimin gerçekleşmesini sağlayan uygulamalar bütünü” olarak açıklıyor.

PMI’a Göre İş Analizi:
PMI’da ise iş analizi “İş ihtiyaçlarının tanımlanması, uygun çözümlerin önerilmesi, gereksinimlerin ortaya çıkarılması, dokümante edilmesi ve yönetilmesi için uygulanan aktiviteler bütünü” olarak açıklanıyor.

Tanımlara bakmaksızın, iş analistinin geleneksel rolü, gereksinimleri belirlemek ve belgelemek, bu gereksinimlerin geliştirme ekibi tarafından doğru anlaşıldığından emin olmaktır. İş analistinin, müşteri, müşteri isterleri ve paydaşların farklı bakış açıları ile analiz etmesi ve paydaşlar ile geliştirme ekibi arasındaki olan iletişimi sağlaması gerekmektedir.

İş Analisti: Development Team Üyesi Rolünde

İş analistleri geliştirici ekip (Development Team) içinde görev alabilirler. Ekip içinde görevlendirilmiş iş analisti, Scrum’ın Product Backlog Refinement (Grooming) aktivitesinde önemli bir rol oynar. Development Team‘in, Product Backlog maddeleri ile ilgili olası sorularını önceden Product Owner’a sorarak aktivitenin daha verimli geçmesini sağlar.

Product Backlog Refinement Nedir?

Product Backlog Refinement, Product Owner tarafından belirlenen User Story’lerin, Sprint’lere sığabilecek küçüklükte parçalanması, story point’lerinin veya eforlarının belirlenmesi işlemidir. Bu, geliştirme boyunca sürekli devam eden bir süreçtir. Scrum, bir Sprint boyunca, Development Team’in bu aktiviteye ayırdığı zamanın, sprint uzunluğunun %10’unu geçmemesinin verimli olduğunu söyler. Bu sebeple iş analisti eforunun tamamını bu aktivite için harcamamalıdır. Bununla birlikte başka sorumluluklar da alması gerekmektedir.

Örneğin test süreçlerine dahil olmak (test yaparak veya Tester’lar ile birlikte çalışarak) veya teknik dokümantasyonları hazırlamak gibi çalışmalarla ekibe destek olabilir. Farklı sorumluluklar iş analisti için uzmanlık ve yetkinliklerini geliştirmesinde de yardımcı olacaktır.

İş Analisti: Scrum Master Rolünde

Scrum Master, Scrum’ın doğru anlaşılması ve uygulanmasından sorumludur. Ekibin Scrum teorisine, pratik ve kurallarına uygun hareket etmesini sağlar. Ekibin yaptığı işin içinde direkt olarak görev almaz ama herhangi bir sorun ile karşılaşıldığında Scrum Master bu durumu çözmelidir. Scrum Master ayrıca değişime liderlik etmelidir. Çünkü Scrum uzun soluklu bir değişim sürecidir. Şirket/Organizasyon kültürleri veya iş yapış metotları değişebilir ve bu sürecin Scrum Master tarafından da yönetilmesi gerekir.

İş Analisti ve Scrum Master’ın Ortak Özellikleri Nelerdir?

Genellikle Agile’a yeni geçiş yapan ekiplerde, iş analistlerinden analiz görevine ek olarak Scrum Master rolünü de üstlenmesi istenir. Aslında her iki rol için de kişinin sahip olması gereken yetkinlikleri ortak noktada buluşabiliyor.

İş Analisti ve Scrum Master rollerinin her ikisi için de sözel ve sözsüz iletişim becerileri önemli bir yetkinliktir. Farklı bakış açısına sahip olmaları, ihtiyaçları belirleyebilmeleri ve insan ilişkilerini yönetebilmeleri ortak niteliklerinden en önemlileridir.

Her iki rol için de işi kolaylaştırma becerileri yine ortak bir yetkinliktir. Yöntemi ve/veya yapılacak işi kolaylaştırmak, Retrospective toplantısı gibi öğrenilmiş değerleri ortaya çıkarmak, ekibin ve yapılan işin istenilen hedefe ulaşmasına yardımcı olmak her iki rolün de görevleridir.

Yapılan iş ve ürünün başarısı için hem ilgili yöneticilere hem de geliştirme ekibine destek olmak da bu iki rol için de gereklidir.

İş Analisti ve Scrum Master’ın Farklı Tarafları Nelerdir?

Her iki rol için de benzer yetkinliklere sahip olmak gerekir. Fakat bu iki rolün proje içerisindeki görevleri, etkileşim içinde bulundukları kişi ve konular farklıdır.

Scrum Master ekip ve Scrum uyarlaması için sürekli iyileştirme rolündedir. İş analisti ise Product Backlog, paydaş ilişkileri ve müşteri ihtiyaçlarına odaklı çalışır. Her iki rolün aynı kişi sorumluluğunda olması küçük projelerde kabul edilebilir olsa da, özellikle büyük projelerde kişinin odak noktası ve etki alanları çok geniş tutulmamalıdır. Bu yüzden bir kişinin hem Scrum Master hem de İş analisti olarak çalışmaması daha verimli olacaktır.

İş Analisti: Product Owner Rolünde

Adından da anlaşılacağı üzere, Product Owner (PO), ürünü sahiplenen kişidir. PO, Development Team’in işini ve ürünün değerini en üst seviyeye çıkarmakla sorumludur. PO, ürünün müşterilere ve kullanıcılara olduğu kadar, şirket için de değer yarattığından emin olmalıdır. PO, ürünü başarıya götüren, ürün kararlarını alan kısacası ürünle ilgili son sözü söyleyen kişi olarak düşünülebilir.

İş Analisti’nin Product Owner rolündeki görevi nedir?

İş analisti ve Product Owner’ın projedeki görevleri göz önüne alındığında aslında aynı amaca hizmet ediyorlar gibi görünebilir. Fakat geleneksel proje ekiplerindeki iş analistlerine, Scrum’daki PO kadar yetki verilmediğinin bilinmesi gerekiyor. Yani, bir iş analisti Scrum ekibinde Product Owner görevindeyse, artık daha fazla sorumluluk ve daha fazla yetki aldığını bilmesi gerekir.

PO sadece müşteri ihtiyaç analizine odaklanmaz veya Kullanıcı Hikâyeleri (User Stories) yazma uzmanı değildir. İlgili ürüne değer katabilmesi için market, pazarlama, rekabet, yasal ve finans konularında da yetkin ve söz sahibi olmalıdır.

Projenin boyutu ve kapsamına göre bu kadar yetkin bir PO’ya gerek olmayabilir. Bir iş analistinin, PO olarak görevlendirildiğinde, gün 1 için tüm bu yetkinliğe sahip olması beklenmemelidir. Hem ürün için, hem de iş analistinin PO rolü için aşamalı olgunlaşmak daha gerçekçi bir yöntem olacaktır.

İş Analisti – Proxy Product Owner Rolünde

Agile yöntemler, geliştirici ekip ile birlikte çalışan bir Product Owner olmasını önerir. Scrum Guide’da Product Owner rolü “Geliştirme Takımının işini ve ürünün değerini en üst seviyeye çıkarmakla sorumludur.” olarak tanımlanmıştır. Bu görev tanımına göre PO, ürün değerini arttırmak için müşteri ve gereksinimlerini iyi bilmeli ve belirlemeli, aynı zamanda da Development Team’in ortaya koyduğu işin değerini takip edebilmek için ekip ile birlikte çalışmalıdır.

Scrum Guide, PO görevinin tek bir kişiye ait olması gerektiğinden bahseder. Bir grup veya komite, PO görevini üstlenemez. Hem müşteri tarafındaki isterleri belirleyebilmek hem de bu isterleri geliştirici ekibin anlayabileceği şekilde iletebilmek, PO rolündeki kişiyi iki yönlü düşünmeye zorluyor. Bu sebeple de tüm bu sorumluluğun tek bir kişiye yüklenmesi ayrı bir tartışma konusu haline gelmiş durumda.

Genellikle Scrum uygulayan şirketlerde/organizasyonlarda PO rolü iş biriminden yetkili bir kişiye veriliyor. İş birimi, geliştirilecek ürün ve yapılacak iş bilgisine en çok hakim olan birimdir. PO görevini ürünün sahibi olarak değerlendirdiğimizde, bu görevin iş biriminden birinde olması en doğru kararmış gibi görünebilir. Fakat ürünü geliştirecek olan ekip ile birlikte çalışabilmek için az da olsa teknik bilgiye sahip olmak gerekiyor. İş birimi ile teknik ekip çalışmaları da çok sağlıklı olmayabiliyor. Tam da bu noktada teknik ekip ile iletişimi daha güçlü aynı zamanda PO’ya destek olabilecek vekil bir role ihtiyaç duyuluyor. Proxy Product Owner rolü de bu ihtiyaç doğrultusunda ortaya çıkmıştır.

Product Owner ve Proxy Product Owner görev paylaşımı nasıl olmalıdır?

Scrum ekibinde, iş biriminden yetkili birinin Product Owner ve iş analistinin Proxy Product Owner olarak görev alması, her iki roldeki kişilerin görevlerini en verimli şekilde yerine getirmesinde ve Scrum’ın doğru uyarlanmasında etkili olacaktır.

Product Owner şu konulara odaklanmalıdır:
– Ürün özellikleri/fonksiyonları ve bunların Product Backlog’da önceliklerinin belirlenmesi,
– Müşteriler ve şirket/organizsyon içindeki paydaşlar ile iletişim,
– Ürün kapsamı ile iligli çalışmalar/görüşmeler,
– Son kullanıcı için değerli olacak olan en yalın ürünü (MVP – Minimum Viable Product) belirleyerek iterative çalışmayı sağlama.

Proxy Product Owner’ın odaklanması gereken konular ise:
– Geliştirici ekip ile iletişim,
– PO’ların ürün özellikleri ve önceliklerini belirttiği Product Backlog için, hikaye (story) düzeyinde User Story’ler oluşturma,
– Geliştirici ekip ile birlikte Product Backlog Refinement aktivitelerinde yer alma,
– Oluşturduğu User Story ve Product Backlog Refinement çıktılarını PO ile paylaşma ve doğrulama.

Tüm bu odak noktalarına ek olarak, Proxy PO için, kilit paydaş ve karar verici kişi PO iken, diğer paydaşlarla etkileşime girmesi gereken kişinin PO olduğu unutulmamalıdır.

İlkim Dilara KADAKALOĞLU