Başarılı olmak isteyen herkesin hayatının ortasına koyması gereken bir konuya giriş yapıyorum. Konu: Geri bildirim.

Hayatımızın ortasına koyacağız tabii ki ama bu o kadar kolay benimsenebilir bir konu değil. Etkili olabilmesi için birçok şartı barındırıyor. Güvenli ortam, iyi niyet, varsaymamak, bilişsel eğilimleri kontrol etmek, gelişme ve iyileşme isteği vb.

Eski usulleri unutun. Bu iş tam bir sanat işi. Haydi konfor alanımızdan biraz çıkalım.

Geri Bildirim Nedir?

Sözlük tanımını yapmayacağım tabii ki. Geri bildirim (yazını bazı yerlerinde GB olarak kısaltacağım.) nedir hepimiz biliyoruz. İşin psikolojisine biraz girmek istiyorum. 👇

Geri Bildirim Almak

🎁 Geri bildirim bir hediyedir. 
Geri bildirimi hediye metaforu ile anlatmak en klasik yöntemdir. Geri bildirimi bizim için düşünülmüş, bizi mutlu mesut eden, bize özel bir hediye olarak görmek gerekir. Ama işler bu kadar kolay değil.

🥦 Geri bildirim bir brokolidir.
Geri bildirim, bizim sağlığımız için yararlı olan ama tüketmesi çok da zevkli olmayan brokoliye daha çok benziyor. Çünkü geri bildirimden fayda sağlamak işin büyük bir kısmı. Aldığımız GB hoşumuza gitmese de, bizim faydamıza olduğunu bilmek ve bu bilinçte o geri bildirimden fayda sağlamaya çalışmak önemli bir adımdır. Brokoliyi yeme motivasyonumuz nasılsa, geri bildirimi alma motivasyonumuzu da aynı tutmaya özen göstermek gerekir.

📦 Geri bildirim çok gıcık paketlenmiş bir kargodur.
Geri bildirimden fayda sağlamak bir çaba ister. Bu çok gıcık paketlenmiş bir kargo paketini açmaya benzer. İçindekine ulaşmak için sabırla paketi açmak gerekir. Paketi açıcam diye içindekine zarar vermemek ustalık gerektirir.

Bu 3 benzetmeyi, işin psikolojisini daha iyi anlatabilmek için veriyorum. Aldığımız geri bildirimi bir saldırı olarak görmek yerine, iyileşme ve gelişmemize yardımcı bir araç olarak görmeyi tercih etmeliyiz. Kendinizi buna zorlayın, bunu sağlayacak kişisel gelişiminizi ve güven ortamınızı oluşturun. (Ödev büyük. İşin kolay olmadığını söylemiştim.)

Geri Bildirim Vermek

Geri bildirim vermek, en az almak kadar çaba ve özen ister. (Çokomelli)

Zamanı önemlidir. Olayın hemen ardında veya çok sonrasında olmamalıdır. Ne sıcak ne soğuk, yani ılık bir zamanda vermek gerekir. Özellikle gergin bir olay sonrası geri bildirimi hemen vermek, alan kişinin o geri bildirimden fayda sağlamasını zorlaştırır. Çünkü geribildirimi kişiselleştirmeye daha yatkın olacaktır. Veren kişi için de aynı şey geçerlidir. Gergin bir olay sonrası verilen geri bildirimin sert bir üslup içermesi riski vardır. En güzeli herkesin sakinleştiği ilk fırsatta bu sanatı icra etmektir. 🤟

Vereceğiniz geri bildirimleri biriktirip hepsini tek bir seansta vermek de iyi bir yöntem değil bence. Alan kişinin “İçinde tutmuş tutmuş, şimdi kusuyor.” demesi çok olası. 😜 Hatta “Bunca zamandır neden söylemedin?” de diyebilir. Dedim ya ne sıcak, ne soğuk, ılık bir zamanda söyleyin. Agile ile birlikte hayatımıza süreki GB döngüleri girdi. (Girdi değil mi?) Bu çevikliği kullanın ve geri bildirim seanslarınızı sıklaştırın. Biriktirmeyin.

Geri bildirim bir kültür meselesidir. Alanın da verenin de kültür değerlerinin içinde GB olmalıdır. En zor şartlarından biri de bu galiba. Bir şeyleri kültür ve alışkanlık haline getirmek bir süreç gerektirir. Bu süreçte sizlere GB vermek için yardımcı olacak birkaç modellerden bahsetmek isterim. 👇

BIO

(Behavior + Impact + Options)

BIO, Booking.com’un geliştirdiği bir geri bildirim modelidir. Yeni fikirleri ateşlemek, işbirliğini geliştirmek, görüşler yerine gerçekleri ve fikirleri paylaşmak için BIO modelin sunduğu dili kullanıyorlar. Hatta şirket, çalışanlarına bu özel beceriyi geliştirebilmeleri için kapsamlı eğitimler sunuyor.

BIO modelde hem motivasyonel hem de gelişimsel geri bildirime yer verilir. Burada 4’e 1 dengesini kurmak önemlidir. Yani her 5 geri bildirimin 4’ü motivasyonel, 1’i gelişimsel olmasına özen gösterilmelidir. Çünkü insanlar motivasyonel olanı, gelişimsel olana göre daha çok tercih eder.

BIO, Davranış, Etki ve Seçenekler anlamına gelir. (Açılımını Türkçe’ye çevirdiğimizde) Ne tür GB veriyor olursanız olun, bu unsurlardan ikisi (Davranış ve Etki) her zaman mevcut olmalıdır. Geri bildirimi verirken gözlemlediğiniz davranıştan ve bu davranışın etkisinden bahsedin. Ek olarak, gelişimsel geri bildirimde, iyileştirme seçenekleri sunabilirsiniz. İşlerin nasıl farklı şekilde yapılabileceğini önerebilirsiniz. Alıcının kendi geliştirme noktalarını bulmasına izin verirken, seçenekler önerdiğinizi ve bunları zorlamadığınızı vurgulamanız önemlidir.

DESC

(Description + Effect + Solution + Conclusion)

Description (Açıklama): Geri bildirime, gözlemlerinizin nesnel ve somut bir tanımını yaparak başlayın. Bunu “Ben” ifadesini kullanarak yapmalısınız. Başkalarının düşünceleri ve gözlemleri olmamalı. Örnekler vererek, verileri kullanarak, varsaymadan bu paylaşım yapılmalıdır.

Effect (Etki): Gözlemlediğiniz davranışın, organizasyon veya kişiler üzerindeki etkisini açıklayın. Yine varsaymadan, örnekler vererek, veriyi kullanarak bunu yapabilirsiniz. Etki bir duyguysa, adını verin. Vücut diliniz ve ses tonunuz zaten sevincinizi veya hayal kırıklığınızı gösterecektir. Bunları açığa çıkarmak, işleri ilerletmenize yardımcı olacaktır.

Vücut dilinizle konuşmak, duyguların adını koymak, metaforları kullanmak çok etkili bir yöntemdir. Hislerinizi karşı tarafın da benzer şekilde anlamasına yardımcı olan güçlü araçlardır. Bu kolaylaştırıcı araçları kullanın.

Solution (Çözüm): İki farklı biçimde çözüm sunabilirsiniz. Birincisi, çözümü bir direktif olarak vermektir. Örneğin “Bir sonraki sefer senden istediğim şey …”.
İkincisi ise, çözümü katılımcı bir yaklaşım ile sunmaktır. Mesela “Bir sonraki sefer böyle olmaması için neler yapabiliriz?”

Çözüm sunarken koçluk yapmanın faydası olacaktır. Karşınızdakine açık uçlu sorular sorarak kendisinin çözüm üretmesini sağlamak işi kolaylaştırır. İnsanlar başkalarının ürettiği çözümden ziyade, kendi ürettikleri çözüme daha bağlı kalır. 
Bu koçluk sırasında motivasyonel geri bildirimler verilebilir. Bir de herşeyin kapısı açan soru var: Ben sana nasıl yardımcı olabilirim?

Conclusion (Sonuç): Geri bildirim, aksiyona geçmediği sürece bir anlam ifade etmez.Bu yüzden bir “taahhüt sözleşmesi” yapmak, iyileşme aksiyonunu beraberinde getirecektir. Ayrıca planı takip etmek de karşınızdaki kişiye önem verdiğinizi gösterecektir. Örneğin, üretilen çözüm için ne zaman ve neler yapacağını sorabilir bunu bir sözleşmeyle bağlayabilirsiniz.

Sandviç

En eski yöntem ise sandviç metodudur. Başlangıçta ve sonra motivasyonel, ortada gelişimsel geri bildirim verdiğimiz bir yöntemdir. Geri bildirimi alan kişinin psikolojisini ve bilişsel eğitimlerini dikkate alan ve oldukça etkili bir GB yoludur.

Başlangıçta verdiğimiz motivasyonel geri bildirim ile karşımızdaki kişinin güçlü olduğu bir konuda örnekler veririz. Bu motivasyon verici bir eylemdir ve gelişimsel geri bildirim için uygun ortamı hazırlar.

İnsanlar en son konuyu hatırlamaya daha meyillidir. Gelişimsel geri bildirimi verdikten sonra, motivasyonel geri bildirim ile kapanışı yapmak, GB seansını pozitif bir ruh hali ile kapatmanıza yardımcı olur.

Geri Bildirim ve Varsayımlarımız

Tam bir baş belası diyebileceğim bir konudur “Varsayımlar”. Düşünce hatalarımızın kök nedeni, en kötü alışanlığımız. Tedavisi de zor.

Beynimiz, karşımızdakilerin davranışları ve söylediklerinin ötesinde hep bir şeyler arar. Genelde de hep kötüye yorar. (Bilişsel eğilimler ile ilgili bool bol okuyun.) Bu yüzden de gerçekte olmayan, yaşanmamış hikayeler ürettiğimiz bir yolculuğa çıkarız. Bunlar bizim varsayımlarımızdır.

Peki ne yapacağız?
Geri bildirimi varsayımlarımıza değil, gerçek olaylara dayandıracağız.

Geri bildirim verirken, öznel görüşleri bir kenara bırakmalıyız. Gerçekte yaşanmış olaylar üzerinden, örnekler sunarak geri bildirimi vermeliyiz. Eğer varsayımlarımızla GB verirsek karşımızdaki kişiden “Yoo! Nereden çıkardın bunu? Böyle bir şey yok!” gibi karşılık alma olasılığımız çok yüksektir. Bu durum geri bildirimi etkisiz kılacaktır.

Bir bilişsel eğilim olan “Hatalı Bilgi Etkisi” de ayrı bir tehlikedir. Sahte anılar bizi yanıltabilir. Aman dikkat! (Hatırlatma: Bilişsel eğilimleri bool bol okuyun.)

Geri bildirimi alırken de varsayımlarımızı bir kenara bırakmak gerekir. Niyet okuma eğilimine girmekten kaçınmalıyız. Yani şunu yapmayın: “Bana bu geri bildirimi vermesinin altında kesin şöyle bir şey yatıyor. Zaten bana gıcık.”  Bu düşüncelere kapılmamak, hikayeyi kafanızda devam ettirmemek aslında çok kolay. Çözüm soru sormak. Açık uçlu ve güçlü sorular ile iletişimizini geliştirin. Yoksa beynimiz o hikayeyi kendi devam ettirecek ve emin olun mutsuz son yaratacak.

Kısaca geri bildirim verirken de alırken de VARSAYMAYIN.

Son Söz

Bir eğitimimde katılımcılardan biri “Bu kalıplarda geri bildirim vermeye çalışırken zorlandım. Bir kalıp halinde olması yapay geldi.” demişti. Haklı da. Aslında bir şeyi kalıba koymayı çok tercih eden biri değilimdir. O yüzden sizlere önerim; bu yukarıdaki modellerin sunduğu kalıba göre GB vermeye kendinizi zorlamayın. Bunlar sadece birer araç. Bu modellerin bize sunduğu önerilere dikkat etmemiz yeterli. Yeter ki geri bildirim verirken nasıl vereceğimizi anlayalım, işin psikolojisine hakim olalım. Kaizen baki kalsın.

Kaizen vs Kaikaku

İlkim Dilara Kadakaloğlu
d.