Fasilitasyon yaptığımız etkinliklerin (workshop) verimli geçmesi ve belirlenmiş timebox içinde sonuca ulaşmak birincil hedefimizdir. Bunun için de fasilitator olarak çantamızda bir çok teknik bulundururuz. Etkili bir workshop için elimizdeki bu teknikleri doğru sırada ve zamanda uygulamamız gerekir. Peki etkili bir workshop tasarımı nasıl yapılır? Workshop tasarımı yaparken nelere dikkat etmeliyiz?
Öncelikle şu 2 kuralda anlaşalım.
Kural 1 – Toplantı değil etkinlik
Bir amaç için bir araya geldiğimiz zamanlara “Toplantı” diyoruz. Genellikle de bol konuşmalı, konunun konuları açtığı ve bir sonuca varılmayan toplantılar. Yine bir amaç için bir araya geldiğimiz ve aktivitelerle katılım sağladığımız zamanlara da “Etkinlik / Workshop” diyoruz. Fasilitator olarak bizler artık toplantı alışkanlığını kaldırıp, toplanma amacına uygun etkinlikler tasarlamalıyız. Bu yüzden artık “Toplantı” değil “Etkinlik” diyoruz.
Ör: Scrum Toplantıları değil, Scrum Etkinlikleri – Her bir etkinliğin kendine ait bir amacı ve her biri içinde uyguladığımız aktiviteler mevcut.
Kural 2 – Neden buradayız?
Bu etkinliği neden yapıyoruz? ÇO-KO-MEL-Lİ.
Eğer bu sorunun cevabını bilmiyorsak bir araya gelmemizin hiç bir anlamı yok. Zaman israfı yapmayalım. Her etkinliğin bir amacının olması gerektiğini unutmayalım. Katılan herkesin bu amacı biliyor ve aynı şekilde anladığından da emin olmalıyız.
Tam burada paylaşmam gereken bir klasik var. Simon Sinek “Start with Why – Neden ile Başla” kitabı ve aynı konulu Tedx konuşması. İyi seyirler.
Gelelim asıl konumuza. 🤗
Etkili Workshop Tasarımı
Fasilitator olarak bizler de birer tasarımcıyız. Yaratıcı bir yanımızın mutlaka olması lazım. 🌈🌈 Etkili bir workshop tasarımı için çantamızdaki tekniklerin uygun kombinasyonlarını düşünmek yetmez. Çoğu zaman yeni teknikler de üretmemiz gerekir.
Sadece etkinlik sırasında yapılacakları tasarlamak da yeterli değildir. Etkinliğin öncesi, sırası ve sonrası bir bütündür. Bu bütünü tasarlamalıyız.
Etkinlik Öncesi
Etkinlik öncesinde fasilitatorün sorması gereken sorular ve yapması gereken hazırlıklar:
NEDEN buradayız? – Hem fasilitator hem katılımcılar etkinliğin amacını bilmelidir. Etkinlik davetinde workshop amacı ve katılımcılardan beklentileri net bir şekilde ifade et
NASIL bir etkinlik olmalı? – Etkinliğin amacına uygun bir veya daha fazla fasilitasyon tekniği belirle, uygun kombinasyonlarla etkinlik ajandasını oluştur.
HANGİ kaynak ve araçlara ihtiyaç var? – Etkinliğin tipine göre yer ve gerekli araçların hazırlığı yap. Yüzyüze yapılacak bir etkinlikte duvarlarda kullanılacak posterler, postit ve yeterli kalem hazırla. Klima, kullanılacak projeksiyon ve ses sisteminin çalıştığından emin ol. Online bir etkinlikte ise Miro, Mural gibi araçların hazırlığı yap ve bu araçlara katılımcıların erişebildiğinden emin ol.
KİMLERİN katılması gerekiyor? – Etkinlik davetinin herkese veya toplu bir kalabalığa atılması (gerekli gereksiz herkese) etkinliğin verimini düşürecektir. Bu yüzden etkinlik amacını düşünerek katılımcı listesi belirle. Ufak bir ipucu: Karar alıcı kişilerin de etkinlikte olmasında fayda var.
NE ZAMAN ve NEREDE etkinlik olmalı? – Etkinlik yeri ve saatinin davet edilen kişilerin katılabileceği şekilde planlanması önemlidir. Az katılımcı ile etkinlik amacına ulaşılamayabilir. Bir başka bakış açısıyla da herkesin görüşü alınmamış olacağından alınan kararların uygulanmasında sıkıntılar yaşanabilir.
Etkinlik Sırası
Zamanında başla – Etkinliği zamanında başlat ve katılımcıları sen karşıla.
Buzları erit – Etkinliklerine icebreaker ile başlamak samimi ve sıcak bir başlangıç yaratacaktır.
Etkinlik amacı ve beklentiler net mi? – Etkinliğin başında tüm katılımcıların amaç ve beklentileri doğru anladığından emin ol.
Etkinlik Anlaşması (Working Agreement) – Etkinlik süresince geçerli olacak kuralları katılımcılarla birlikte belirle. (Mola adedi ve süresi, öğle yemeği, telefon ve bilgisayarın sessiz/kapalı olması, kamera ve mikrofon kullanımı gibi kurallar)
Kuralları kendileri koydukları için daha kolay uyacaklardır emin olun 😉
Katılımcıları cesaretlendir – Etkinliğin sıkıcı olmamasını, katılımcıların aktif olmasını, herkesin konuşmasını sağla. (Powerful Questions)
Odaklanma & Ajanda takibi – Bir gözün mutlaka saatte olsun. Ajandayı ve timebox sürelerini katılımcılara ara ara hatırlat. Gereksiz detaylardan kaçın.
ELMO (Enough Lets Move On) – Konunun çok dağıldığını düşünüyorsan veya bir kişi çok fazla konuştuysa elini kaldır. Bir süre sonra el kaldırdığın farkedilecektir ve uzayan konuşma bir anda durup gözler sana dönecektir. Hatta bu tekniği bilen başka birileri de varsa, senin el kaldırdığını gördüğünde o da elini kaldıracaktır. Böylece farkındalık sihirli bir şekilde daha hızlı sağlanmış olur.
“El kaldırma” online ortamlarda “Söz Almak” istiyorum anlamında da kullanılabilir. Belki etkinlik anlaşması yaparken bu kuralı ekleyebilirsiniz.
Esnek Ol – Hedefe ulaşmak için ajandada değişiklikler yapmak gerekebilir. Bu güncellemeye açık ol.
Her maddeyi sonlandır – Konuşulan her bir maddenin bir kapanışı olsun. Bu ilerleme hissi verir. Kapanış için onay da isteyebilirsin. Netleşmeyen bir madde varsa ufak ek süreler verilebilir.
Saygıyı Koru & Objektif Ol – Tüm katılımcılara saygı göster. Toplantı kuralları ihlal edilmedikçe veya gündemden sapmadıkça sözlerini kesme. Herkesin toplantı kurallarına saygı göstermesini hatırlat. Gerekirse yeni kurallar eklenebilir. Tüm bunları yaparken de objektif ol.
Parking Lot – Üzerinde uzun süre konuşulan ama sonuca varılamayan konuları Parking Lot’a ekle. Genelde “Bunu sonra konuşalım” diyip unuturuz. Parking Lot bize unutmamızı sağlayacaktır. Etkinlik sonunda veya molalarda Parking Lot’taki konulara yer verebilirsin.
En az bir taahhüt – Etkinlik sonunda mutlaka katılımcıların belirlediği bir taahhüt, bir aksiyon planı olmalı. Workshop tasarımı yaparken karar almayı sağlayıcı tekniklere mutlaka yer vermelisin.
Özet – Herkesin aynı şeyi anladığına ve kararların ortak olduğuna emin olmak için etkinliğin özetini katılımcılara sun.
Geri bildirim al – Hem etkinlik konusu hem de fasilitasyon ile ilgili katılımcılarından geri bildirimlerini iste.
Etkinliklerde Kullandığım Görsel Araçlar & Visual Facilitation
Etkinlik Sonrası
Kararların aksiyona dökülmesi – Etkinlikte alınan kararların aksiyona dünüştüğünden emin ol. Hatta aksiyona dönüşmesine yardımcı da olabilirsin.
Düzenli etkinlik – Eğer düzenli bir etkinlik olacaksa, etkinlikte karar verilen döngüye göre davetlerin atılmasını sağla veya sen at.
Yetişmeyen konular – Yetişmeyen konular için etkinlik sırasında alınan kararlara göre yeni bir etkinlik düzenlenmesi gerekebilir. Yeni etkinlik tarihi etkinlik sırasında belirlenmelidir. Etkinlik sonrası yeni etkinliğin davetinin atılmasını sağla veya sen at.
Etkinlik notu – Toplantı notu çok demode. Etkinlite yapılan aktivitelerin fotoğrafları veya ekran görüntülerinin paylaşılmasını sağla. Hatta ortak bir yerde herkesçe görülmesini sağla.
Kaizen 💚 – Aldığın geri bildirimlerden, gözlemlerin ve etkinlik sonrası yaptığın öz eleştirinden sonra alman gereken iyileştirme alanların var mı değerlendir.
İlkim Dilara KADAKALOĞLU
d.
İlk Yorumu Siz Yapın