Çevik yaklaşımlarda takım olmak/olabilmek oldukça önemlidir. Kendi kendine organize olabilen (Self Organization) ve çapraz fonksiyonel çalışabilen (Cross Functional) takımlar vurgusu her fırsatta karşımıza çıkar. Takım dışa bağımlılığını azaltmalı mümkünse kaldırmalı, eksiklerini kapatmalı, kendini sürekli geliştirmelidir. Bu özellikleri kazanmak ve devamlılığını sağlamak için kendi yöntemlerini bulmaları gerekir. Bu yazıda da sizlere takımların kendilerini geliştirmesine, cross-functional olmasına yardımcı olacak bir araçtan Domain Matrix ten bahsedeceğim.

Domain Matrix Nedir?

Domain Matrix, takımların kendi içindeki bilgi birikimini (Know-how) görmek için ideal araçlardan biridir. Takım üyelerinin hangi alanda güçlü veya zayıf olduğunu görselleştirmeye yarar. Görselleştirildiği için takımın karar alması kolaylaşır. Alınan aksiyonlar sonucu iyileşmedeki ilerleme daha net görülür.

Takım, Domain Matrix i bir kere oluşturur ve belirli periyotlarda değerlendirme sessionları yaparak bu matrisi günceller. Yani takım var oldukça matris de takımla birlikte yaşar.

Agile takımların kendilerini değerlendirdiği etkinlikler (Retrospective Events) bu matrisi oluşturmak ve değerlendirmek için uygun ortamlardır.

Hazırlık

Yukarıda da bahsettiğim gibi Domain Matrix i oluşturmak tek seferlik birşeydir. Dolayısı ile takım bu hazırlık aşamasını 1 kere yapar.

Takım ilk olarak neyi ölçmek istediğine karar vermelidir. Bu takımın sorumlu olduğu alanlar, hizmet verdikleri sektöre bağlı olan domainler veya teknik bilgiler olabilir.

Ölçülecek konu belirlendiğinde artık Domain Matrix çizilebilir. Bunun için bir board veya online bir tool kullanılabilir, karar takımın. Mural iyi bir tercih olabilir. Özellikle remote takımlar için. 👍

Kolonlar: Takımdaki kişilerden oluşur.

Satırlar: Takımın ölçmek istediği alan için konu başlıklarından oluşur.

Takıma yeni biri geldiğinde veya ölçmek istenenlere yeni bir şey eklemek gerektiğinde, matrisin kolon ve satırlarına bu eklemeler yapılmalıdır.

Nasıl Uygulanır?

Domain Matrix hazırlığı tamamlandıktan sonra, takım matrisi doldurmalıdır. Bunun için tüm takımın olduğu bir session yapılabilir.

1- Puanlama

Her bir takım üyesi kendi kolonunu doldurmalıdır. Kişi, belirlenmiş her bir konu başlığı için bilgi birikimini 1 ila 5 arasında bir puan vererek, kendini değerlendirir. Bu değerlendirme kişşinin mevcut durumdaki halidir.

2- Değerlendirme

Herkes kendini değerlendirdikten sonra, bu sefer takım olarak değerlendirilme yapılmalıdır. Güçlü ve zayıf yönler tartışılmalıdır.

Değerlendirme aşamasında takım en çok hangi alanda güçlü olduğuna bakmak isterse, ilgili konu başlığının olduğu satırları toplayarak bir çıkarım yapabilir.

Yukarıdaki görseli yorumlayacak olursak, takımın “Konu 2” ve “Konu 6” da güçlü; “Konu 1” de ise zayıf olduğunu söyleyebiliriz.

Aynı dip toplam yorumlamasını kişilerin altında da yapabilirsiniz. Ama kişisel fikrim yapmamanız yönünde. Çünkü takım üyelerini karşılaştırmak gibi algılanabilir. Bu da takım olmaktan çok bireyselliğe itecektir. Ki bu hiç istenen bir durum değildir.

3- Karar Alma & Aksiyon Planı

Eğer ki bir takım mevcut durumunu iyileştirmek istiyorsa mutlaka bir aksiyon planı çıkarmalıdır. Domain Matrix sadece mevcut durumu görselleştirmez; takımın karar almasına da yardımcı olur.

Peki takımlar Domain Matrix kullanarak ne gibi aksiyonlar alabilir?

Zayıf alanları geliştirmek:
Konuların dip toplamına göre değerlendirilmesi sonucu, zayıf olduklarını düşündükleri alanlarda kendilerini geliştirmek için karar alabilirler. Örneğin toplam puanı 13 olan bir konuyu 15 e yükseltme hedefi gibi.

Silolaşmayı azaltmak:
Silolaşma varsa (yani bir işi hep aynı kişi yapıyorsa) kişilere eşit dağılım yapılması sağlanabilir.

Konu 3’e bakacak olursak Kişi 1 ve Kişi 2 oldukça bilgili, diğer takım üyeleri ise konuya pek hakim değil gibi görünüyor. Böyle bir durumda takım “Konu 3 ile ilgili bir iş geldiğinde artık hakim olmayan kişilerin üzerinde çalışsın” şeklinde bir karar alabilir.

Takım hedefi koymak:
Birçok şirket takımlardan hedefler koymalarını ister. Domain Matrix bu hedefler için güzel bir metrik olabilir.

Bireysel hedefler koymak:
Her ne kadar bireysellikten ziyade takıma odaklı çalışılsa da kişilerin gelişimi de oldukça önemli. Takım üyeleri kendilerini geliştirdiklerinde takım da gelişmiş oluyor. Bu yüzden takım üyeleri kendilerine bireysel hedefler koyabilir.

Örneğin Domain Matrix‘te düşük puan verdiği bir konuda kendini geliştirmek için bireysel bir hedef koyabilir. Bu aynı zamanda takım hedefini de destekleyecektir.

4- Gelişmeyi İzleme

Takım karar ve aksiyonlarını belirledikten sonra, gelişme ve iyileşmeleri takip etmelidir. Bu yüzden takım belirli periyotlarla Domain Matrix için bir araya gelmeli ve matrisi güncellemesi gerekir. Tekrardan puanlama yapar, değerlendirir ve yeni kararlar alır.

Takım gelişmeyi izlerken kendilerine hangi soruları sormalı?

• Bir önceki session’da aldığımız kararları uygulayabildik mi?
• Hedeflerimize ulaşabildik mi?
• Bir önceki sessionda belirlediğimiz hedefler hala geçerli mi? Değilse yeni hedefler belirlenmeli.

Son Söz

Agile çalışmanın bize vurguladığı bir şey varsa o da takım olmak, olabilmektir. Domain Matrix de takım olmamızı kolaylaştıran araçlardan sadece bir tanesi. Birlikten kuvvet doğan mottosuyla devam…

İlkim Dilara KADAKALOĞLU
d.